Endgültig grünes Licht für das Hinweisgeberschutzgesetz – Was auf Unternehmen jetzt zukommt

Wie in unserem Newsletter vom 11.05.2023 angekündigt, wurde das Hinweisgeberschutzgesetz nun (endlich) verabschiedet. Nachdem der Bundestag am vergangenen Donnerstag zugestimmt hatte, erteilte auch der Bundesrat tags drauf seine Zustimmung.
Spätestens jetzt müssen sich Unternehmen mit ihren neuen Pflichten vertraut machen. Die wichtigste davon ist wohl die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Um diese soll es heute daher noch einmal vertieft gehen.
 
Welche Unternehmen sind betroffen?
Nicht alle Arbeitgeber sind von der Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle betroffen und für manche gilt sie erst später: 

• Für Unternehmen mit in der Regel 250 oder mehr Beschäftigten gilt diese Pflicht sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes. Das Gesetz tritt einen Monat nach seiner Verkündung im Bundesgesetzblatt in Kraft. Es ist daher damit zu rechnen, dass das Gesetz in der zweiten Junihälfte in Kraft treten wird. 
• Für Arbeitgeber mit in der Regel mindestens 50 (bis 249) Beschäftigten gilt diese Pflicht erst ab dem 17.12.2023. Mehrere Unternehmen dieser Größe können übrigens auch eine gemeinsame Meldestelle betreiben. 
• Arbeitgeber mit in der Regel weniger als 50 Beschäftigten sind von dieser Verpflichtung gar nicht betroffen. Um das Risiko externer Meldungen zu reduzieren, kann die freiwillige Einrichtung einer internen Meldestelle aber empfehlenswert sein. 

Sonderregelung für Konzerne?

Bereits auf Grundlage der EU-Richtlinie wurde die Frage diskutiert, ob in Konzerngesellschaften für jede einzelne Gesellschaft eine interne Meldestelle eingerichtet werden muss oder ob ein – oft schon bestehendes und gut funktionierendes – Meldesystem auf Konzernebene genügt.
Die EU-Kommission hat sich hierzu in Stellungnahmen aus 2021 klar positioniert: Zentrale Hinweisgebersysteme und Untersuchungsstrukturen im Konzern genügen nicht. Auch verbundene Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen ein eigenständiges Meldesystem einrichten und betreiben. Auch sei die Konzernmutter kein „Dritter“, der mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragt werden könne.
Die Begründung des deutschen Gesetzes schlägt jedoch einen anderen Ton an. Darin heißt es nämlich ausdrücklich:
 
„Gemäß dem konzernrechtlichen Trennungsprinzip kann auch bei einer anderen Konzerngesellschaft (zum Beispiel Mutter-, Schwester-, oder Tochtergesellschaft) eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritter“ im Sinne von Artikel 8 Absatz 5 HinSch-RL eingerichtet werden, die auch für mehrere selbständige Unternehmen in dem Konzern tätig sein kann.“
 
Angesichts der klaren Worte der EU-Kommission, die außerdem betonte, dass eine andere Interpretation nicht richtlinienkonform sei, ist es mehr als fraglich, ob der deutsche Ansatz hält. Dieses Risiko scheint der Gesetzgeber allerdings in Kauf zu nehmen, da trotz der schon länger bekannten Ansicht der Kommission die Gesetzesbegründung im Laufe des Verfahrens nicht geändert wurde.
Für Unternehmen mit mehr als 50, aber weniger als 250 Beschäftigten, besteht allerdings ohnehin die Möglichkeit, eine gemeinsame Meldestelle zu betreiben; das geht laut Kommission auch innerhalb des Konzerns. Diese Unternehmen können also die Ressourcen zur Entgegennahme und Untersuchung von Meldungen bündeln und teilen.
 
Arbeitgeber in Konzernstrukturen müssen sich also entscheiden, ob sie dem deutschen Weg trauen und über „Outsourcing“ die Konzernmutter als interne Meldestelle beauftragen wollen oder ob sie eine eigene Meldestelle einrichten, die auf Untersuchungsstrukturen der Konzernmutter aufbauen kann. In jedem Fall bleibt jedes Unternehmen dafür verantwortlich, aufgedeckte Verstöße zu beheben und weiterzuverfolgen sowie die erforderlichen Maßnahmen zu treffen.
 
Wie muss die interne Meldestelle aussehen?
Zunächst müssen Arbeitgeber entscheiden, ob sie die Aufgaben der internen Meldestelle einer unabhängigen und fachkundigen Gruppe von Beschäftigten zuweisen oder einen Dritten, d. h. externen Dienstleister beauftragen.
 
Für die konkrete Gestaltung der internen Meldestelle gilt dann Folgendes: 

• Meldungen müssen entweder mündlich, also z. B. telefonisch, oder in Textform und auf Wunsch persönlich abgegeben werden können. Möglich ist also die Einrichtung einer Telefon-Hotline / E-Mail-Adresse oder die Einrichtung eines IT-basierten Hinweisgebersystems. 
  Arbeitgeber mit Betriebsrat müssen hier Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 81 Absatz 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz beachten, wenn ein elektronisches Meldesystem (z. B. Meldung über ein bestimmtes Tool oder elektronische Datenverarbeitung) eingeführt wird. 
  
  
• Das Meldeverfahren soll wie folgt ablaufen:
  - Geht eine Meldung ein, muss deren Eingang nach spätestens sieben Tagen bestätigt werden.
  - Im Anschluss muss die Meldestelle die Meldung prüfen, insbesondere die Zulässigkeit des „Melde-Gegenstands“ und die Stichhaltigkeit der Vorwürfe.
  - Falls erforderlich muss die Meldestelle weitere Informationen anfordern oder interne Untersuchungen einleiten.
  - Schließlich muss die Meldestelle innerhalb von drei Monaten (nach Eingangsbestätigung) die hinweisgebende Person über ergriffene und geplante Folgemaßnahmen informieren. 

Bei weiteren Fragen zur Einrichtung der internen Meldestelle kommen Sie gerne auf uns zu.