Nachweisgesetz: Schriftform adé?

Wir wünschen Ihnen ein schönes und erfolgreiches Jahr 2024 und freuen uns, Ihnen auch im neuen Jahr über praxisrelevante Themen aus der Welt des Arbeitsrechts zu berichten.

Am Ende unseres „Jahresabschluss-Newsletters“ vom 29.12.2023 hatten wir allen Unternehmen gewünscht, dass das Schriftformerfordernis im Nachweisgesetz im neuen Jahr abgeschafft wird.

Aber wie stehen die Chancen, dass unser Wunsch auch in Erfüllung geht? Darum soll es in unserem ersten Newsletter in 2024 gehen.

Die gute Nachricht: Das Thema ist in der politischen Diskussion angekommen und das schon seit August 2023. Bereits im August 2023 legte die Ampel-Koalition nämlich ein Eckpunktepapier zur Bürokratieentlastung vor, über das wir in unserem Newsletter vom 13.09.2023 berichtet hatten.
Das Eckpunktepapier sieht vor, dass gesetzliche Bestimmungen, die Schriftform vorsehen, künftig weitgehend auf die elektronische Form reduziert werden. Und das beträfe auch das Nachweisgesetz. Das heißt, dass die nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Nachweise nicht mehr schriftlich (also in einem mit Stift im Original unterzeichneten Dokument) erbracht werden müssten, sondern ein elektronischer Nachweis ausreichend wäre.

Allerdings: Elektronische Form ist nicht das Gleiche wie Textform.

Nach § 126a des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bedeutet elektronische Form vielmehr, dass Schriftstücke mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen. Eine lediglich eingescannte Unterschrift wahrt die elektronische Form nicht! Wird das Bürokratieentlastungsgesetz Realität, entfällt der durch das aktuelle Nachweisgesetz anfallende Papierkram also nur, wenn Unternehmen die qualifizierte elektronische Signatur einführen.

Was dafür erforderlich ist, hatten wir z. B. in unserem Newsletter vom 26.04.2022 erläutert.

Mittlerweile gibt es etliche Dienstleister, die qualifizierte elektronische Signaturen anbieten.
Die Liste der deutschen Anbieter, die Sie auf der Website der Bundesnetzagentur finden, ist jedoch ziemlich mickrig. Da die Voraussetzungen europaweit gleich sind, können Unternehmen aber auch Dienstleister beauftragen, die in anderen Mitgliedsstaaten zertifiziert sind.
Wörtlich heißt es bei der Bundesnetzagentur:
„Darüber hinaus können grundsätzlich auch qualifizierte Vertrauensdienste aus anderen EU-Mitgliedsstaaten verwendet werden, die Rechtswirkung qualifizierter Vertrauensdienste ist EU-weit durch die eIDAS-Verordnung einheitlich geregelt.“

Die europaweit gültige Liste finden Sie hier: https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home
Zwar gibt es bislang noch nicht mehr als besagtes Eckpunktepapier aus August 2023.
Wir sind aber guter Hoffnung, dass die Ampel-Koalition ihr Vorhaben wahrmachen und das Formerfordernis im Nachweisgesetz auf die elektronische Form (= qualifizierte elektronische Signatur) reduzieren wird.

Ohne qualifizierte elektronische Signatur ginge es allenfalls dann, wenn sich ein am 07.11.2023 von der CDU/CSU Fraktion vorgelegter Gesetzesentwurf durchsetzt. Zwar spricht auch dieser Entwurf von „elektronischer Form“. Aus der Begründung des Entwurfs ergibt sich allerdings, dass die CDU/CSU Fraktion wohl die Textform im Sinne des § 126b BGB meint. Und für die Textform wäre keine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Ob die bloße Textform aber mit EU-Recht vereinbar wäre, steht auf einem anderen Blatt. Die Arbeitsbedingungenrichtlinie, auf der das Nachweisgesetz beruht, sagt dazu Folgendes:
„Die Informationen sind in Papierform oder — sofern die Informationen für den Arbeitnehmer zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält — in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen und zu übermitteln.“
Die qualifizierte elektronische Signatur würde diese Anforderungen erfüllen, mit Blick auf die Textform haben wir allerdings Zweifel…

Nix Genaues weiß man im Moment also noch nicht. Die Regierungsparteien und auch die CDU/CSU Fraktion scheinen sich jedoch einig zu sein, dass die klassische Schriftform in Bezug auf das Nachweisgesetz und der damit verbundene Papierkram abgeschafft werden muss.

Ob die CDU/CSU Fraktion bei der von ihr vorgeschlagenen Textform bleibt, wird sich zeigen.

Selbst wenn die Erfüllung der nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Nachweise auf die Textform reduziert würde, möchten wir allen Unternehmen trotzdem zur qualifizierten elektronischen Signatur raten.
Das gilt zumindest in den Fällen, in denen die Nachweise – wie das seit Inkrafttreten des Nachweisgesetzes aus Praktikabilitätsgründen zuhauf geschieht – direkt im Arbeitsvertrag erfüllt werden.
Denn in keinem Arbeitsvertrag sollte ein Passus fehlen, wonach zumindest bei Neueinstellungen das Arbeitsverhältnis mit Ablauf des Monats endet, in dem Beschäftigte die Regelaltersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung erreichen.
Diese Regelung ist eine Befristung und für befristete Arbeitsverträge gilt Schriftform, wobei die für die Befristung erforderliche Schriftform nach herrschender Meinung durch eine qualifizierte elektronische Signatur (nicht aber durch bloße Textform!) ersetzt werden kann.

Um für den Fall der Abschaffung der Schriftform im Nachweisgesetz gerüstet zu sein, möchten wir Ihnen daher raten:
Befassen Sie sich rechtzeitig mit der qualifizierten elektronischen Signatur und schauen Sie sich die diversen Dienstleister an.