Update Whistleblowing: Das Hinweisgeberschutzgesetz kommt!

Unser letzter Beitrag in diesem Jahr befasst sich mit dem Hinweisgeberschutzgesetz, das in 2023 endlich kommen wird.
Der Bundestag hat das Hinweisgeberschutzgesetz, mit kleineren, durch den Rechtsausschuss eingebrachten Änderungen am 16.12.2022 endlich beschlossen.
Mit der noch ausstehenden Zustimmung des Bundesrates wird im Februar 2023 gerechnet. Da das Gesetz 3 Monate nach seiner Verkündung in Kraft treten wird, wird es voraussichtlich im Mai 2023 so weit sein.
 
Arbeitgeber sind allerdings gut beraten, sich schon frühzeitig mit dem Gesetz zu beschäftigen. Denn durch das Hinweisgeberschutzgesetz müssen Arbeitgeber mit mehr als 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Arbeitgeber mit mehr als 250 Beschäftigten brauchen die interne Meldestelle bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes. Arbeitgeber mit mehr als 50, aber weniger als 250 Beschäftigten müssen dagegen erst ab dem 17.12.2023 eine interne Meldestelle haben.
 
Mehr zur internen Meldestelle und zu weiteren praxisrelevanten Aussagen des Hinweisgeberschutzgesetzes haben wir im Folgenden kurz und knapp für Sie zusammengefasst:

• Arbeitgeber müssen die interne Meldestelle nicht selbst betreiben. Sie können sie auch von Dritten bzw. externen Dienstleistern betreiben lassen.
• Neben den internen Meldestellen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz eine zentrale externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz vor. Außerdem werden bereits bestehende Meldesysteme bei der BaFin und beim Bundeskartellamt als weitere externe Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten weitergeführt.
• Leider konnte der Gesetzgeber sich nicht dazu durchringen, der innerbetrieblichen Meldung den Vorrang vor einer externen Meldung zu geben. Die bisherige Rechtsprechung, die Beschäftigte verpflichtete, zunächst den innerbetrieblichen Weg zu beschreiten, ist damit passé.
  Daher unser Tipp: Arbeitgeber sollten Anreize für interne Meldungen schaffen, indem sie z. B. über die interne Meldestelle informieren und die Zugangsmöglichkeiten so einfach wie möglich gestalten.
• Personen, die Rechtsverstöße melden, werden durch das Gesetz vor Repressalien geschützt. Kommt es im Zuge einer Meldung zu nachteiligen arbeitsrechtlichen Maßnahmen, gilt sogar eine Beweislastumkehr. Das heißt, dass der Arbeitgeber beweisen muss, dass die Maßnahme nicht im Zusammenhang mit der Meldung von Gesetzesverstößen steht.
  Unser Tipp: Arbeitsrechtliche Maßnahmen, die gegenüber „Whistleblowern“ ergriffen werden, sollten künftig noch sorgfältiger dokumentiert werden, gerade was den Anlass für die Maßnahme anbelangt.
• Verstöße, die vom Hinweisgeberschutzgesetz erfasst werden sollen, sind insbesondere Verstöße gegen
  - Strafvorschriften;
  - Bußgeldvorschriften, die dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen (das betrifft z. B. Vorschriften zum Arbeitsschutz, zum Gesundheitsschutz, zu Mindestlöhnen, zur Arbeitnehmerüberlassung, aber auch zu Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber dem Betriebsrat oder dem Wirtschaftsausschuss);
  - Vorschriften, die zur Umsetzung europäischer Regelungen erlassen wurden (beispielsweise also Regelungen zum Datenschutz, zum Umweltschutz, zur Produktsicherheit, zur Bekämpfung von Geldwäsche und zum Verbraucherschutz).

Bei der Vorbereitung auf das neue Gesetz wird es daher insbesondere um folgende Fragen gehen:

• Wie soll die interne Meldestelle eingerichtet werden (Einrichtung einer kostenlosen externen Nummer? Implementierung eines IT-Hinweisgebersystems?)
• Soll die interne Meldestelle von eigenen Beschäftigten oder von einem externen Dienstleister betrieben werden? Wenn es eigene Beschäftigte sein sollen: Welche Abteilung soll hierfür verantwortlich sein? Und wie können/sollen die Beschäftigten für die neuen Aufgaben geschult werden?
• Wie soll der Meldeprozess genau ausgestaltet werden? Auch zum Ablauf des Meldeverfahrens macht das Gesetz nämlich konkrete und auch zeitliche Vorgaben.
• An welchen Stellen ist der Betriebsrat einzubinden?
  Insoweit spricht einiges dafür, dass die personelle Besetzung einer internen Meldestelle mitbestimmungsfrei entschieden werden kann. Die Ausgestaltung des Beschwerdeverfahrens ist dagegen grundsätzlich mitbestimmungspflichtig, wobei für die Mitbestimmung angesichts der detaillierten Vorschriften nur wenig Raum bleibt. Entscheiden Arbeitgeber sich für IT-gestützte Meldekanäle, ist auch das als technische Einrichtung mitbestimmungspflichtig.
• Einbindung des Datenschutzbeauftragten
• Und last, but not least: Wie kann man die Beschäftigten dazu motivieren, den internen anstelle eines externen Meldewegs zu nutzen? 

Wir wünschen allen Leser:innen einen guten Rutsch in ein hoffentlich friedlicheres, gesundes und glückliches Jahr 2023.