Praxistipps: 3G am Arbeitsplatz richtig umsetzen

Nachdem wir in unserem Newsletter vom 17.11.2021 die neue 3G-Regel am Arbeitsplatz bereits ausführlich besprochen haben, soll es heute um Fragen der praktischen Umsetzung gehen.

Vorab der Hinweis: Die Änderung des Infektionsschutzgesetzes – und damit auch die 3G-Regel – tritt morgen, am 24.11.2021, in Kraft, nachdem das Gesetz heute verkündet wurde.

Nun zu den Praxistipps: Viele Arbeitgeber werden sich fragen, wie sie im betrieblichen Alltag die neuen Kontroll- und Dokumentationspflichten am besten, also effizient und datenschutzkonform, durchführen können. Daher möchten wir Ihnen konkrete Handlungshilfen an die Hand geben:

Wie müssen die 3G-Zertifikate kontrolliert werden?
Hierbei ist zunächst zwischen analogen und digitalen Zertifikaten (meist in Form eines QR-Codes) zu differenzieren. Beides ist laut Infektionsschutzgesetz zulässig.

Analoge Zertifikate: Ein schriftlicher Test-, Genesenen- oder Impfnachweis (jeweils im Original!) ist ganz einfach per Sichtkontrolle zu überprüfen. Das heißt: Die kontrollierende Person sollte folgende Informationen ablesen:

• Name des/der Beschäftigten
• Ausstellungs-/Ablaufdatum bzw. Datum der 2. Impfung
• ausstellende Stelle

Digitale Zertifikate: Meist werden die Beschäftigten über ein digitales Zertifikat verfügen. Hier reicht eine Sichtkontrolle nicht aus. Erforderlich ist vielmehr eine darüber hinausgehende Prüfung mit Hilfe der CovPassCheck-App. Mit dieser App kann der QR-Code der zu kontrollierenden Person eingescannt werden und es erscheint eine Meldung darüber, wem das Zertifikat gehört und ob es gültig ist.

Das Verfahren ist einfach, schnell und zudem auch noch datensparsam. Denn die App unterscheidet nicht, ob ein Genesenen- oder Impfzertifikat vorgelegt wurde. Auf diesem Weg werden also nur die Daten der Beschäftigten erhoben und verarbeitet, die für die Kontrolle erforderlich sind. Ein Testzertifikat ist auch über die App identifizierbar. Das ist auch notwendig, da nur so zwischen 2G und 3G unterschieden werden kann.
Mehr Informationen über die CovPassCheck-App finden Sie hier.

Wie ist diese Kontrolle dann also in der Praxis umzusetzen?
Da die 3G-Regel bereits den Zutritt zum Betrieb beschränkt, ist die Kontrolle am besten als „Zutrittskontrolle“ durchzuführen. Das heißt: Am Eingang zum Betrieb, sei es am Empfang, beim Pförtner oder an einer eingerichteten Kontrollstation, sollten die Nachweise wie oben beschrieben kontrolliert werden.

Ausnahme: Diejenigen, die einen Testnachweis vorlegen wollen, indem sie unter Aufsicht einen Selbsttest im Betrieb durchführen, dürfen zunächst ohne Nachweis in den Betrieb. Der Selbsttest muss dann aber direkt, also sofort und noch vor Arbeitsbeginn oder dem Gang zur Kaffeemaschine gemacht werden.

Aus neusten Verlautbarungen des Bundesarbeitsministeriums ergibt sich, dass Impf- und Genesenennachweise nur einmalig kontrolliert werden müssen. Danach sind die Beschäftigten grundsätzlich und so lange von der täglichen Kontrolle ausgenommen, wie das Zertifikat gültig ist.
Ob diese Vorgabe die Kontrolle aber tatsächlich erleichtert, hängt von den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ab. Denn die für die Zutrittskontrolle verantwortliche Person muss jederzeit nachvollziehen können, wer den Impf- oder Genesenennachweis vorgelegt hat. Für kleinere Unternehmen ist das kein Problem: Sie kennen ihre Beschäftigten und wissen genau, wer täglich kontrolliert werden muss oder wer einen Impf- oder Genesenennachweis vorgelegt hat. Bei größeren Betrieben wird das vermutlich nur möglich sein, wenn eine Dokumentation der Personen mit vorgelegtem Nachweis (z. B. in einer Namensliste) erfolgt. Muss dann beim Zutritt überprüft werden, wer auf der Liste steht und wer nicht, dauert dies im Zweifel sogar länger, als wenn das digitale Zertifikat einfach eingescannt wird.
Außerdem kann bei der einmaligen Prüfung auch nicht die Datensparsamkeit gewahrt werden. Da Genesenennachweise nach einiger Zeit ablaufen, muss bei der einmaligen Kontrolle auch dieses Ablaufdatum dokumtiert werden. Und hierfür muss die/der Beschäftigte dann zwangsläufig offenlegen, um welchen Nachweis es sich handelt.

Was müssen Arbeitgeber dokumentieren und wie lange sind diese Dokumentationen für die Behörden aufzubewahren?
Grundsätzlich müssen zwei Arten der Dokumentation unterschieden werden:

• ­Das eine sind die (mit der Änderung des Infektionsschutzgesetzes neu zu erfassenden) Angaben zu den durchgeführten Tests und dazu, wie viele Leute im Betrieb immunisiert (geimpft bzw. genesen) sind. Diese Angaben bzw. Dokumentationslisten müssen Sie bis spätestens Ende des sechsten Monats nach der Aufzeichnung löschen, § 28b Abs. 3 S. 9 lfSG.
  
  
• Das andere sind die Nachweise über die Beschaffung von Tests (oder Vereinbarungen mit Dritten über die Testung der Beschäftigten). Diese Nachweise hat der Arbeitgeber bis zum Ablauf des 19. März 2022 aufzubewahren. Da diese Frist in der Vergangenheit aber bereits mehrfach verlängert wurde, sollten Arbeitgeber mit der Löschung erst einmal abwarten, wie sich die Lage weiterentwickelt.

Die Dokumentationspflicht bei einem Selbsttest, der im Betrieb unter Aufsicht durchgeführt wird, umfasst neben dem Namen, Vornamen des Beschäftigten und Datum und Uhrzeit der Probenahme auch den Namen und Vornamen der/des Aufsichtsführenden. Die Dokumentation kann z. B.  in einer Tabelle – ggf. auch digital – erfolgen.

Übrigens: Die aufsichtführende Person muss nicht speziell geschult sein. Sie muss nur überprüfen, ob die jeweiligen Personen das Testverfahren ordnungsgemäß entsprechend der Gebrauchsanleitung des verwendeten Tests durchführen. Hierzu ist sie vorab zu unterweisen.
 
Welche Strafen sind bei welchem Verstoß vorgesehen?
Verstöße des Arbeitgebers und der vom Arbeitgeber beauftragten Personen:

• ­Wer wissentlich zur Täuschung falsch dokumentiert oder bescheinigt, kann mit einer Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft werden, § 75a Abs. 1 lfSG.
• Arbeitgeber, die den 3G-Status nicht richtig dokumentieren und / oder überwachen, können mit einer Geldbuße von bis zu EUR 25.000 bestraft werden, § 73 Abs. 2 lfSG.

Personen, die die Betriebsstätte betreten, ohne die 3G-Voraussetzung zu erfüllen, können mit einer Geldbuße von bis zu EUR 25.000 bestraft werden, § 73 Abs. 2 lfSG.
Ausgenommen sind nur diejenigen Personen, die den Test im Betrieb machen oder sich dort impfen lassen; aber nur für die hierfür erforderliche Zeit.

Welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen hat eine Verweigerung von 3G?
Beschäftigte, die keinen 3G-Nachweis vorlegen können oder wollen und deswegen die Arbeitsleistung nicht erbringen können, steht grundsätzlich kein Vergütungsanspruch zu.

Eine Kündigung dürfte hingegen nur mit vorheriger Abmahnung zulässig sein und auch nur dann, wenn sich die/der Beschäftigte dauerhaft weigert, einen 3G-Nachweis vorzulegen.
 
Die 3G-Regel gilt zunächst erst einmal nur am eigenen Arbeitsplatz. Werden Beschäftigte auswärtig bei Kund:innen o. ä. tätig, kann es vorkommen, dass diese die Einhaltung von 2G verlangen. Auch hier stellt sich die Frage nach arbeitsrechtlichen Konsequenzen, wenn die Beschäftigten 2G nicht erfüllen und nicht anderweitig im Betrieb eingesetzt werden können. Arbeitsrechtler:innen diskutieren hier, ob eine personen- oder betriebsbedingte Kündigung zulässig sein kann oder die betroffenen Beschäftigten (auf unbestimmte Zeit) unbezahlt freigestellt werden können bzw. müssen. Eine rechtssichere Aussage lässt sich hierzu noch nicht treffen.