Kurzarbeit und Urlaub -
Warum viele Unternehmen trotz Lockdown im Januar kein KUG erhalten werden

Bereits in unserem Newsletter vom 15.12.2020 ging es um den Umgang mit Urlaubsansprüchen zu Corona-Zeiten. Während wir dort die Frage besprochen haben, inwiefern Resturlaub aus dem Jahr 2020 noch im neuen Jahr genommen werden kann, soll es heute um den Jahresurlaub 2021 gehen. Konkret um das Verhältnis dieser Urlaubstage zur Kurzarbeit.

Denn ab dem neuen Jahr gilt (wieder) der Grundsatz: Urlaub vor Kurzarbeit.

Zum Hintergrund:
Viele der Sonderregelungen zur Kurzarbeit, die coronabedingt im Laufe des Jahres 2020 in Kraft getreten sind, wurden bis ins Jahr 2021 hinein verlängert. Einige aber auch nicht. Eine nicht verlängerte Ausnahme betrifft das Verhältnis von offenen Urlaubsansprüchen im laufenden Urlaubsjahr zur Kurzarbeit. Abweichend vom Normalfall galt bis zum 31.12.2020 Folgendes: Offene Urlaubstage im laufenden Urlaubsjahr mussten nicht erst verbraucht werden, bevor der/die betroffene Arbeitnehmer/in in Kurzarbeit geschickt werden konnte. Diese Ausnahme hatte die Bundesagentur für Arbeit in ihren "Corona-Durchführungsanweisungen" zu den gesetzlichen Regelungen zum Kurzarbeitergeld vorgesehen.

In ihren am 23.12.2020 veröffentlichten neuen Weisungen für das Jahr 2021 hält die Bundesagentur an dieser Sonderregelung ausdrücklich nicht mehr fest. Dazu wörtlich:

„Ab dem 01.01.2021 ist nicht verplanter Erholungsurlaub aus dem laufenden Urlaubsjahr zur Vermeidung von Kurzarbeit wieder einzufordern.“

Die Bundesagentur für Arbeit begründet das damit, dass Eltern von Kindern, deren Kitas und Schulen geschlossen sind, jetzt einen Entschädigungsanspruch nach dem Infektionsschutzgesetz haben.

Da mit dem Jahreswechsel auch das neue Urlaubsjahr begonnen hat, hat diese Änderung gravierende Auswirkungen. Streng genommen liegen die Voraussetzungen für die Kurzarbeit und den Bezug des Kurzarbeitergeldes ab dem 01.01.2021 nämlich nicht mehr vor, weil alle Mitarbeiter:innen ja noch offene Urlaubstage für 2021 haben. Dieser Urlaub müsste erst abgebaut werden, bevor Arbeitnehmer:innen (wieder) in Kurzarbeit gehen können.

Eine Ausnahme gibt es aber von dieser Regel: Nur der nicht verplante Urlaub muss vor der Kurzarbeit genommen werden. Im Umkehrschluss heißt das: Alle Urlaubstage, die bereits verplant wurden, dürfen auch zum vorgesehenen Zeitpunkt genommen werden und blockieren die Kurzarbeit nicht.

Möchten Sie die oben beschriebene Situation vermeiden, so können Sie dies also erreichen, indem Sie Ihre Mitarbeiter:innen anhalten, ihren Jahresurlaub möglichst zeitnah zu planen. Die Planung des Urlaubs dürfte auch reichen; genehmigen müssen Sie den Urlaub unseres Erachtens nicht, da die Bundesagentur für Arbeit in ihren Durchführungsanweisungen selbst von Planung und nicht von Genehmigung spricht.

Aber aufgepasst: Auch die bloße Urlaubsplanung durch die Mitarbeiter:innen kann tückisch sein. Sind Sie mit der eingereichten Urlaubsplanung eines/r Mitarbeiter/in nämlich nicht einverstanden, so müssen Sie grundsätzlich, sofern nichts anderes geregelt ist, innerhalb eines angemessenen Zeitraums – die Rechtsprechung geht von 1 Monat aus – dieser Urlaubsplanung widersprechen. Tun Sie das nicht, so gilt der Urlaub als genehmigt, weil der/die Arbeitnehmer/in dann davon ausgehen darf, dass sein/ihr Urlaub entsprechend des Urlaubswunsches gewährt wird.
Entkommen können Sie dieser "Genehmigungsfiktion" nur, wenn Sie ein "Urlaubsplanungsprozedere" aufstellen und gegenüber den Mitarbeiter:innen publik machen, das das Planungs- und Genehmigungsverfahren genau und interessengerecht beschreibt.

Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen zwar dazu auffordern können, eine Urlaubsplanung einzureichen; Sie können sie aber nicht dazu zwingen. Es besteht also keine Pflicht der Arbeitnehmer:innen, ihre Urlaubswünsche mitzuteilen und mit Kolleg:innen abzusprechen. Äußert sich ein/e Mitarbeiter/in zur Urlaubsplanung nicht, so sind Sie als Arbeitgeber allerdings dazu berechtigt und vor Durchführung von Kurzarbeit auch verpflichtet, den Urlaubszeitraum von sich aus zu bestimmen, und zwar unter Berücksichtigung der Urlaubswünsche der anderen Arbeitnehmer:innen.

Das Thema Urlaub wirft wie so oft praktische Probleme auf, die nun mit den Besonderheiten der Kurzarbeit gepaart werden. Bei weiteren Fragen melden Sie sich gerne.

Wir wünschen allen Leser:innen einen guten Start ins Jahr 2021!